Update 16.05.2025:
Microsoft hat einen neuen Zeitplan für die Lizenzpflicht angekündigt. Damit wird den Anwendern etwas mehr Zeit gegeben, die Lizenzzuweisung zu planen und durchzuführen. Folgende Stichtage sind nun avisiert:
- 01.09.2025: User ohne die notwendige Lizenz in Dynamics 365 Finance and Operations werden per Infomeldung darauf aufmerksam gemacht.
- 01.11.2025: Die Pflicht für die Lizenzzuweisung wird ab diesem Tag technisch durchgesetzt. User ohne passende Lizenz haben dann keinen Zugriff mehr auf die Applikation oder Teile davon.
Mit der Version 10.0.44 von Dynamics 365 Finance and Operations wird ab Juni auch das komplette “User Security Governance feature” bereitgestellt (bisher nur als Preview verfügbar). Darüber können die notwendigen Lizenzen für Rollen und Berechtigungselemente ermittelt werden (weiter unten im Detail beschrieben).
Zwischenzeitlich hat Microsoft auch einen Lizenzreport im Lifecycle Service Portal integriert:
Auf Dynamicspedia.com hat André Arnaud de Calavon einen umfangreichen Blogeintrag verfasst, der noch zusätzliche Hintergrundinformationen zu diesem Thema bereitstellt.
Update 22.04.2025:
Inzwischen hat Microsoft ein FAQ zu diesem Thema veröffentlicht. Dieses ist hier zu finden. Die weitergehenden Informationen aus dem FAQ haben wir am Ende des Artikels noch einmal zusammengefasst.
Bisher verlief die Lizensierung für Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management ohne technische Prüfung, ob die User im System eine Lizenz zugewiesen hatten oder nicht (tatsächlich war für lange Zeit die persönliche Zuweisung der entsprechenden Lizenzen gar nicht möglich). Das bedeutete, dass die Unternehmen lediglich dazu verpflichtet waren, eine passende Anzahl von Lizenzen in Ihrem Tenant vorzuhalten und ggf. im Rahmen eines Audits darzulegen, dass alle User mit diesen Lizenzen abgedeckt sind.
Ende März dieses Jahres hat Microsoft nun angekündigt[1], dass ab dem 1. November 2025 jedem User, der sich in Dynamics 365 Finance und SCM anmeldet, zwingend eine Lizenz zugewiesen werden muss, die zur Verwendung der Applikation berechtigt. Zu diesen Lizenzen gehören folgende:
- Dynamics 365 Finance
- Dynamics 365 Finance Premium
- Dynamics 365 Supply Chain Management
- Dynamics 365 Supply Chain Management Premium
- Dynamics 365 Commerce
- Dynamics 365 Project Operations
- Dynamics 365 Human Resources
Bereits ab dem 1. September werden die Benutzer im System anhand einer Infomeldung darauf hingewiesen, dass sie eine zugewiesene Lizenz benötigen und sich an ihren jeweiligen Administrator wenden sollen.
Ausnahmen
Von dem Zwang zur Zuweisung einer persönlichen Lizenz sind aktuell noch On-Premises sowie Sandbox- und Entwicklungssysteme ausgenommen. Zudem benötigen Accounts, die im Dynamics 365 Finance und SCM die Rolle „Systemadministrator“ haben, auch keine persönlich zugewiesene Lizenz.
Lizenzmanagement
Bisher lieferten die Lizenzberichte in Dynamics 365 Finance und SCM lediglich eine grobe Orientierung, welcher User welche Lizenzen benötigte. Mit dem Wechsel auf die neuen Lizenzbestimmungen hat Microsoft auch einen neuen Report für die Rollenauswertung und die daraus resultierende Berechnung des Lizenzbedarfs zur Verfügung gestellt (noch im Preview, es muss dazu das Feature „User security governance license usage summary report“ aktiviert werden). Dieser ist ab Version 10.0.43 unter „Systemeinstellungen -> Sicherheit -> Sicherheitsgovernance -> Zusammenfassung der Lizenznutzung“ zu finden.
In diesem Bericht lässt sich der Lizenzbedarf auf mehreren Ebenen ermitteln:
- Welche Lizenz(en) benötigt ein einzelner User anhand seiner Systemberechtigungen
- Welche Lizenz(en) wird/werden für welche Rolle benötigt
- Welche Lizenz wird für welche Aufgabe (Duty) benötigt
- Welche Lizenz wird für welches Recht (Privilege) benötigt
- Zusammenfassender Lizenzbedarf
Systemverantwortliche und Administratoren sind also dazu angehalten, sich in nächster Zukunft intensiv mit dem Thema Lizenzmanagement und Rollenzuweisungen zu beschäftigen.
Da sich die Einrichtungen und Reports dazu derzeit noch im Preview befinden, werden wir diesen Artikel zu gegebener Zeit aktualisieren.
Updates aus dem FAQ von Microsoft, 22.04.2025:
- Benutzerlizenzen für Finance and Operations (siehe berechtigte Lizenzen weiter oben) sollten bereits mindestens 24 Stunden vor der ersten Nutzung zugewiesen werden.
- Von der Lizenzpflicht ausgenommen sind User, die in Dynamics 365 Finance and Operations die Rolle „Systemadministrator“ zugewiesen haben und User, die im Tenant die „Rolle Microsoft Power Platform Administrator“ oder “Dynamics 365 Service Administrator“ zugewiesen haben.
- Im FAQ weist Microsoft vor allem auf die Lizenzauswertung im Power Platform Admin Center hin. Diese findet man hier. (Der Link führt zum eigenen Tenant, Berechtigung dafür vorausgesetzt.)
- Das Feature „User Security Governance“, das im obigen Artikel beschrieben wird, ist mit Version 10.0.43 im Preview verfügbar und wird mit Version 10.0.44 standardmäßig aktiviert.
- Die Lizenzpflicht umfasst nicht nur die Prüfung, ob der User eine Lizenz hat, die zur Verwendung von Dynamics 365 Finance and Operations berechtigt, sondern auch, welches Level die Lizenz beinhaltet. User mit einer zugewiesenen „Team Member“- oder „Operations Activity“-Lizenz können also gegebenenfalls den Zugriff auf benötigte Funktionen verlieren, die nur mit einer Basislizenz (Finance, Supply Chain, Commerce, HR oder Project Operations) verfügbar sind.
[1] https://www.microsoft.com/en-us/dynamics-365/blog/it-professional/2025/03/28/simplifying-license-management-dynamics-365/