Die elektronische Unterstützung der Betriebsprüfung (euBP) ist ein entscheidender Schritt in der Digitalisierung der Steuerprüfung durch die Finanzverwaltung. Sie basiert auf standardisierten Vorgaben und nutzt maschinenlesbare Datenformate, um steuerlich relevante Daten effizient und automatisiert zu prüfen. Dabei wird die Verantwortung für die Lesbarkeit und Struktur der Daten auf die Unternehmen übertragen, was sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich bringt. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die spezifischen Anforderungen, Inhalte und strukturellen Vorgaben der euBP sowie deren praktischen Auswirkungen.
1. Historischer Kontext und Ursprung
Die Grundlagen für die euBP wurden bereits im Jahr 2002 mit der Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geschaffen. Damals wurde das maschinenlesbare Format GDPdU/DTV-XML eingeführt, das eine einheitliche Datenstruktur für steuerlich relevante Informationen vorsah. Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) wurden diese Anforderungen im Jahr 2015 aktualisiert und erweitert. Die GoBD erlauben zwar flexiblere Datenformate, bestehen jedoch weiterhin auf der Maschinenauswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten.
Die euBP baut auf diesen Vorgaben auf, geht jedoch einen Schritt weiter, indem sie standardisierte Datenstrukturen verlangt, die speziell auf die Nutzung von Prüfsoftware wie IDEA oder AIS TaxAudit zugeschnitten sind. Ziel ist es, den Prüfungsprozess durch automatisierte Analysen effizienter zu gestalten und dabei die Verantwortung für die Datenbereitstellung an die Unternehmen zu delegieren.
2. Technische Anforderungen der euBP
Die euBP verlangt die Bereitstellung steuerlich relevanter Daten in einem maschinenlesbaren und standardisierten Format. Die wichtigsten technischen Anforderungen umfassen:
- Standardisierte Formate: Die Daten müssen für die direkte Verarbeitung durch Prüfsoftware geeignet sein. Am häufigsten werden CSV-Dateien oder spezielle Tabellenstrukturen verwendet, die den Vorgaben der IDEA-Dokumentation entsprechen.
- Tabellenstruktur: Die Daten werden in Form von klar definierten Tabellen mit festgelegten Spaltenbezeichnungen und Datentypen bereitgestellt. Beispiel:
- Buchungsdaten: Konto, Gegenkonto, Buchungstext, Belegnummer, Buchungsdatum, Betrag, Währung
- Stammdaten: Kontenplan mit Kontonummern, Bezeichnungen und Kategorien (z. B. Aktiv- oder Passivkonto)
- Summen- und Saldenlisten: Finanzübersichten mit Anfangs- und Endsalden für den Prüfzeitraum
- Maschinenlesbarkeit: Die Daten müssen ohne Nachbearbeitung direkt in die Prüfsoftware importierbar sein. Fehlerhafte oder unvollständige Datenexporte können zu Verzögerungen oder rechtlichen Konsequenzen führen.
3. Inhaltliche Anforderungen der euBP
Die Inhalte der angeforderten Daten hängen von der Art der Prüfung und den spezifischen Fragestellungen des Betriebsprüfers ab. Die Finanzverwaltung fordert in der Regel die folgenden Datenkategorien an:
- Stammdaten:
- Firmeninformationen
- Kunden- und Lieferantendaten
- Kontenplan mit Nummern und Bezeichnungen
- Buchungsdaten:
- Alle Buchungssätze im Prüfzeitraum, einschließlich Konto, Gegenkonto, Buchungstext, Belegnummer und Beträge
- Bewegungsdaten:
- Daten zu Artikelbewegungen, Lagerbeständen und Rechnungspositionen
- Summen- und Saldenlisten:
- Finanzübersichten, die den Prüfzeitraum abdecken
- Metadaten:
- Informationen über die verwendete Softwareversion, den Zeitpunkt der Datenerstellung und die Archivierungsprozesse
4. Praktische Umsetzung und Herausforderungen
Die konkrete Datenanforderung erfolgt in der Regel durch den Betriebsprüfer, der den Prüfungszeitraum und die benötigten Daten in einem Anschreiben spezifiziert. Die Prüfung wird durch individuelle Makros oder Skripte unterstützt, die spezifische Datenfelder analysieren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware die geforderten Daten in den benötigten Formaten exportieren kann.
Eine große Herausforderung liegt darin, dass die Verantwortung für die Lesbarkeit der Daten auf die Unternehmen übertragen wurde. Fehlerhafte oder unvollständige Exporte können Sanktionen nach sich ziehen, auch wenn die Probleme durch die Buchhaltungssoftware verursacht wurden. Unternehmen müssen daher ihre Datenexporte regelmäßig testen und sicherstellen, dass sie IDEA-kompatibel sind.
5. Auswirkungen und Kritik
Die euBP bringt sowohl Vorteile als auch Kritikpunkte mit sich. Auf der einen Seite erhöht die Standardisierung die Effizienz der Prüfungen und erleichtert der Finanzverwaltung den Zugang zu relevanten Informationen. Auf der anderen Seite wird kritisiert, dass die Verantwortung für die Datenaufbereitung einseitig auf die Unternehmen abgewälzt wird. Dies führt zu:
- Höheren Kosten: Unternehmen müssen in Softwareanpassungen und externe Beratung investieren.
- Technischem Risiko: Fehlerhafte Exporte oder unzureichende Daten können rechtliche Konsequenzen haben.
- Ungleichem Zugang zu Technologien: Kleinere Unternehmen haben oft nicht die technischen Ressourcen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
6. Fazit
Die euBP markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung der Steuerprüfung, bringt jedoch auch neue Verantwortlichkeiten und Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Die standardisierten Datenstrukturen ermöglichen eine effiziente und automatisierte Prüfung durch die Finanzverwaltung, während Unternehmen für die korrekte Datenbereitstellung sorgen müssen. Um Problemen vorzubeugen, ist es entscheidend, die technischen Anforderungen zu verstehen, Exporte regelmäßig zu testen und bei Bedarf professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Nur so kann das Risiko minimiert und eine reibungslose Prüfung gewährleistet werden.
7. Auswirkungen auf Dynamics-365-Kunden
Für Kunden, die Microsoft Dynamics 365 als ERP-System nutzen, sind die technischen Voraussetzungen für die Datenexporte grundsätzlich gegeben. Dynamics 365 erlaubt die Bereitstellung der benötigten Daten in maschinenlesbaren Formaten wie CSV oder XML. Dennoch müssen die Exporte zukünftig an die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Betriebsprüfung angepasst werden. Hierbei spielt der individuelle Prüfungszweck des Betriebsprüfers eine zentrale Rolle, da die angeforderten Daten von den auszuführenden IDEA-Makros abhängen.
Sven Mahn IT unterstützt Kunden hierbei durch die Bereitstellung von IDEA- und AIS TaxAudit-Projekten, die gemeinsam mit den Kunden entwickelt werden. Diese Projekte werden dann der Finanzbehörde übergeben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die geforderten Daten korrekt formatiert und strukturiert bereitgestellt werden. Gleichzeitig werden Formatierungsänderungen für das Finanzamt transparent dokumentiert, was die Nachvollziehbarkeit und den Prüfungsprozess deutlich erleichtert. Dies reduziert das Risiko von Rückfragen und stellt sicher, dass die Prüfung reibungslos ablaufen kann.